Работа с закрывающими документами (Акт, УПД)

Закрывающие документы от Перевозчика

Для того, чтобы подтвердить выполнение услуги, Перевозчик подготавливает и отправляет закрывающие документы - Акт или УПД, при этом:

Если Перевозчик работает с НДС, то он направляет или УПД или Акт со счет-фактурой;
Если Перевозчик работает без НДС, то он может направить либо УПД, либо Акт.

Перевозчик предоставляет закрывающие документы в обязательном порядке (в оригинале, либо через ЭДО), в противном случае, оплата Перевозчику не будет осуществлена без полного комплекта документов.

Необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях:

Водитель;
Дата/номер документа;
Название услуги, которая была оказана со стороны Перевозчика;
Сумма (НДС/без НДС);
Подпись/Печать (если Перевозчик ИП без НДС, то им печать не ставится на документах).

После того, как будет осуществлена корректность закрывающих документов от Перевозчика, далее будет инициирована оплата оказанных услуг Перевозчику. Более подробно см. статью.

Закрывающие документы от Клиента

Закрывающим документом для Клиента является УПД, который формируется на основании Транспортной накладной в адрес Клиента. При этом, может формироваться УПД в отношении как одного выполненного заказа, так и в отношении нескольких заказов, на усмотрение Клиента.

В УПД для Клиента необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях:

Маршрут;

Дата документа;

Номер заказа;

Водитель;

Транспортное средство;

Отправитель, Получатель;

Номер ТН;

Сумма (НДС/без НДС);

Подпись/Печать (если Перевозчик ИП без НДС, то им печать не ставится на документах).

Бухгалтер формирует УПД в 1С на основании ТН.

Скан сформированного УПД отправляется на электронную почту Клиенту для предварительной проверки с его стороны. Далее, осуществляется обмен оригиналами документов для их подписания посредством:

ЭДО в отношении тех Клиентов, кто его использует;

почтой, курьером, иными удобными способами доставки.