Работа с закрывающими документами (Акт, УПД)

Закрывающие документы от Перевозчика 

Для того, чтобы подтвердить выполнение услуги, Перевозчик подготавливает и отправляет закрывающие документы - Акт или УПД, при этом: 

• Если Перевозчик работает с НДС, то он направляет или УПД или Акт совместно с счет-фактурой;
• Если Перевозчик работает без НДС, то он может направить либо УПД, либо Акт. 

Перевозчик предоставляет закрывающие документы в обязательном порядке (в оригинале, либо через ЭДО), в противном случае оплата Перевозчику не будет осуществлена без полного комплекта документов.  

Необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях документа: 

• Водитель;
• Дата/номер документа;
• Название услуги, которая была оказана со стороны Перевозчика;
• Сумма (НДС/без НДС);
• Подпись/Печать (если Перевозчик ИП без НДС, то печать не ставится на документах). 

После того, как будет осуществлена корректность закрывающих документов от Перевозчика, Бухгалтер инициирует оплату Перевозчику. Подробнее о процедуре оплаты Перевозчику - см. статью. 

Оригиналы документов в 1 экземпляре, подписанных со стороны Компании, отправляются обратно Перевозчику посредством ЭДО, почты, курьера и пр. 

Закрывающие документы от Клиента

Закрывающим документом для Клиента является УПД, который формируется Бухгалтером на основании Транспортной накладной  в адрес Клиента. При этом УПД может формироваться в отношении как одного выполненного заказа, так и в отношении нескольких заказов на усмотрение Клиента. 

В УПД для Клиента необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях: 

• Маршрут;
• Дата документа;
• Номер заказа;
• Водитель;
• Транспортное средство;
• Отправитель, Получатель;
• Номер ТН;
• Сумма (НДС/без НДС);
• Подпись/Печать (если Перевозчик ИП без НДС, то печать не ставится на документах). 

Бухгалтер формирует УПД в 1С на основании ТН. 

Скан сформированного УПД отправляется на электронную почту Клиенту для предварительной проверки с его стороны. Далее осуществляется обмен оригиналами документов для их подписания посредством: 

• ЭДО в отношении тех Клиентов, кто его использует;
• почты,  курьера, иными удобными способами доставки. 

Оригиналы документов в 1 экземпляре, подписанных со стороны Компании, отправляются Клиенту (УПД, Транспортная накладная) посредством ЭДО, почты, курьера и пр.