Работа с закрывающими документами (Акт, УПД)

Закрывающие документы от Перевозчика 

Для того, чтобы подтвердить выполнение услуги, Перевозчик подготавливает и отправляет закрывающие документы - Акт или УПД, при этом: 

• Если Перевозчик работает с НДС, то он направляет или УПД или Акт совместно с счет-фактурой;
• Если Перевозчик работает без НДС, то он может направить либо УПД, либо Акт. 

Перевозчик предоставляет закрывающие документы в обязательном порядке (в оригинале, либо через ЭДО), в противном случае оплата Перевозчику не будет осуществлена без полного комплекта документов.  

Необходимо проверить корректность данных в следующих полях документа: 

• водитель;
• дата/номер документа;
• название услуги, которая была оказана со стороны Перевозчика;
• сумма (НДС/без НДС);
• подпись/печать (если Перевозчик - ИП без НДС, то печать не ставится на документах). 

После того как Бухгалтер убедится в правильности закрывающих документов, предоставленных Перевозчиком, он инициирует оплату услуг Перевозчика (подробнее о процессе оплаты Перевозчику - см. статью). 

Оригиналы документов в одном экземпляре, подписанные со стороны Компании, отправляются Перевозчику посредством ЭДО, почты, курьера и пр. 

Закрывающие документы от Клиента

Закрывающим документом для Клиента является УПД, который формируется Бухгалтером на основании Транспортной накладной в адрес Клиента. При этом УПД может формироваться в отношении как одного выполненного заказа, так и в отношении нескольких заказов на усмотрение Клиента. 

В УПД для Клиента необходимо проверить корректность данных в следующих полях: 

• маршрут;
• дата документа;
• номер заказа;
• водитель;
• транспортное средство;
• Отправитель, Получатель;
• номер ТН;
• сумма (с НДС/без НДС);
• подпись/печать (если Перевозчик - ИП без НДС, то печать не ставится на документах). 

Бухгалтер формирует УПД в 1С на основании ТН. 

Скан сформированного УПД отправляется на электронную почту Клиенту для предварительной проверки с его стороны. Далее осуществляется обмен оригиналами документов для их подписания посредством: 

• ЭДО для Клиентов, которые им пользуются;
• почты, курьера, иными удобными способами доставки. 

Оригиналы документов в одном экземпляре, подписанные со стороны Компании, отправляются Клиенту (УПД, Транспортная накладная) посредством ЭДО, почты, курьера и пр.