Работа с закрывающими документами (Акт, УПД)
Закрывающие документы от Перевозчика
Для того, чтобы подтвердить выполнение услуги, Перевозчик подготавливает и отправляет закрывающие документы - Акт или УПД, при этом:
- Если Перевозчик работает с НДС, то он направляет или УПД или Акт совместно с счет-фактурой;
- Если Перевозчик работает без НДС, то он может направить либо УПД, либо Акт.
Перевозчик предоставляет закрывающие документы в обязательном порядке (в оригинале, либо через ЭДО), в противном случае оплата Перевозчику не будет осуществлена без полного комплекта документов.
Необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях документа:
- водитель;
- дата/номер документа;
- название услуги, которая была оказана со стороны Перевозчика;
- сумма (НДС/без НДС);
- подпись/печать (если Перевозчик - ИП без НДС, то печать не ставится на документах).
После того как будет осуществлена корректность закрывающих документов от Перевозчика, Бухгалтер инициирует оплату Перевозчику (подробнее о процедуре оплаты Перевозчику - см. статью).
Оригиналы документов в одном экземпляре, подписанные со стороны Компании, отправляются Перевозчику посредством ЭДО, почты, курьера и пр.
Закрывающие документы от Клиента
Закрывающим документом для Клиента является УПД, который формируется Бухгалтером на основании транспортной накладной в адрес Клиента. При этом УПД может формироваться в отношении как одного выполненного заказа, так и в отношении нескольких заказов на усмотрение Клиента.
В УПД для Клиента необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях:
- маршрут;
- дата документа;
- номер заказа;
- водитель;
- транспортное средство;
- Отправитель, Получатель;
- номер ТН;
- сумма (НДС/без НДС);
- подпись/печать (если Перевозчик - ИП без НДС, то печать не ставится на документах).
Бухгалтер формирует УПД в 1С на основании ТН.
Скан сформированного УПД отправляется на электронную почту Клиенту для предварительной проверки с его стороны. Далее осуществляется обмен оригиналами документов для их подписания посредством:
- ЭДО для Клиентов, которые им пользуются;
- почты, курьера, иными удобными способами доставки.
Оригиналы документов в одном экземпляре, подписанные со стороны Компании, отправляются Клиенту (УПД, транспортная накладная) посредством ЭДО, почты, курьера и пр.
No Comments