Работа с закрывающими документами (Акт, УПД)

Закрывающие документы от Перевозчика

Для того, чтобы подтвердить выполнение услуги, Перевозчик подготавливает и отправляет закрывающие документы - Акт или УПД, при этом:

Если Перевозчик работает с НДС, то он направляет или УПД или Акт совместно с счет-фактурой;
Если Перевозчик работает без НДС, то он может направить либо УПД, либо Акт.

Перевозчик предоставляет закрывающие документы в обязательном порядке (в оригинале, либо через ЭДО), в противном случае, оплата Перевозчику не будет осуществлена без полного комплекта документов.

Необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях документа:

Водитель;
Дата/номер документа;
Название услуги, которая была оказана со стороны Перевозчика;
Сумма (НДС/без НДС);
Подпись/Печать (если Перевозчик ИП без НДС, то им печать не ставится на документах).

После того, как будет осуществлена корректность закрывающих документов от Перевозчика, далее Бухгалтер инициирует оплату Перевозчику. Более подробно о процедуре оплаты Перевозчику см. статью.

Закрывающие документы от Клиента

Закрывающим документом для Клиента является УПД, который формируется Бухгалтером на основании Транспортной накладной в адрес Клиента. При этом, может формироваться УПД в отношении как одного выполненного заказа, так и в отношении нескольких заказов, на усмотрение Клиента.

В УПД для Клиента необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях:

Маршрут;
Дата документа;
Номер заказа;
Водитель;
Транспортное средство;
Отправитель, Получатель;
Номер ТН;
Сумма (НДС/без НДС);
Подпись/Печать (если Перевозчик ИП без НДС, то им печать не ставится на документах).

Бухгалтер формирует УПД в 1С на основании ТН.

Скан сформированного УПД отправляется на электронную почту Клиенту для предварительной проверки с его стороны. Далее, осуществляется обмен оригиналами документов для их подписания посредством:

ЭДО в отношении тех Клиентов, кто его использует;
почты, курьера, иными удобными способами доставки.