Работа с закрывающими документами (Акт, УПД)

Закрывающие документы от Перевозчика

Для того, чтобы подтвердить выполнение услуги, Перевозчик подготавливает и отправляет закрывающие документы - Акт или УПД, при этом:

Если Перевозчик работает с НДС, то он направляет или УПД или Акт совместно с счет-фактурой;
Если Перевозчик работает без НДС, то он может направить либо УПД, либо Акт.

Перевозчик предоставляет закрывающие документы в обязательном порядке (в оригинале, либо через ЭДО), в противном случае оплата Перевозчику не будет осуществлена без полного комплекта документов.

Необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях документа:

Вводитель;
Ддата/номер документа;
Нназвание услуги, которая была оказана со стороны Перевозчика;
Ссумма (НДС/без НДС);
Пподпись/Ппечать (если Перевозчик - ИП без НДС, то печать не ставится на документах).

После того, как будет осуществлена корректность закрывающих документов от Перевозчика, Бухгалтер инициирует оплату Перевозчику. П(подробнее о процедуре оплаты Перевозчику - см. статью).

Оригиналы документов в 1одном экземпляре, подписанныхе со стороны Компании, отправляются ~~обратно~~ Перевозчику посредством ЭДО, почты, курьера и пр.

Закрывающие документы от Клиента

Закрывающим документом для Клиента является УПД, который формируется Бухгалтером на основании Ттранспортной накладной в адрес Клиента. При этом УПД может формироваться в отношении как одного выполненного заказа, так и в отношении нескольких заказов на усмотрение Клиента.

В УПД для Клиента необходимо проверить корректность отражения информации в следующих полях:

Ммаршрут;
Ддата документа;
Нномер заказа;
Вводитель;
Ттранспортное средство;
Отправитель, Получатель;
Нномер ТН;
Ссумма (НДС/без НДС);
Пподпись/Ппечать (если Перевозчик - ИП без НДС, то печать не ставится на документах).

Бухгалтер формирует УПД в 1С на основании ТН.

Скан сформированного УПД отправляется на электронную почту Клиенту для предварительной проверки с его стороны. Далее осуществляется обмен оригиналами документов для их подписания посредством:

ЭДО ~~в отношении тех~~для Клиентов, кото рыего исм пользуеются;
почты, курьера, иными удобными способами доставки.

Оригиналы документов в 1одном экземпляре, подписанныхе со стороны Компании, отправляются Клиенту (УПД, Ттранспортная накладная) посредством ЭДО, почты, курьера и пр.