Работа во вкладке "Предзаказ"

Во вкладке “Предзаказ” отражаются активные заказы на перевозку грузов по которым не принято финальное решение о перевозке, т.е. требующие проработки со стороны Логиста/Менеджера или подтверждения со стороны Клиента.

Рассмотрим статусы, в которых могут находится заказы во вкладке “Предзаказ”, в какой момент они возникают, кто с ними осуществляет работу и следующие стадии заказа - см. таблицу ниже.

Статус заказа	В какой момент появляется заказ	Кто работает с заказом/заявкой	Следующая стадия заказа
Поиск водителя	Клиент или Менеджер оформил заказ на сайте; Менеджер на сайте отправил запрос на расчет стоимости перевозки.	Логист осуществляет поиск Перевозчика с лучшей ценой перевозки с помощью проведения аукциона или отражения ставки.	“Ожидает загрузки” или “Водитель не найден” или “Ожидает оплаты” или “Завершено”.
Ожидает подтверждения	Клиент (Юридическое лицо) оформил заказ на Прямую перевозку или FTL: прямую машину без авторизации на сайте	Менеджер связывается с Клиентом и уточняет актуальность заказа, устраивает ли цена. Производит оформление заказа.	“Поиск водителя” или “Отменен”.
Водитель не найден	В срок, установленный для поиска, Перевозчик не был найден.	Менеджер связывается с Клиентом, согласует измененные сроки доставки и переоформляет заказ (при необходимости).	“Поиск водителя”.
Ожидает одобрения	Менеджер на сайте отправил запрос на расчет стоимости перевозки и при этом, цена заявки подходит под критерий “Хорошей цены”.	Менеджер осуществляет согласование условий доставки с Клиентом и производит оформление заказа.	“Поиск водителя” или “Отменен”.
Ожидает подписи документов	Клиент создал на сайте заказ на Прямую перевозку, при этом он не верифицирован в системе. Либо Менеджер создал за Клиента заказ на Прямую перевозку.	Менеджеру требуется оформить постоянный Договор перевозки с Клиентом, прикрепив его к карточке Клиента, или Разовый договор, прикрепив его к карточке заказа.	“Поиск водителя” или “Отменен”.
Ожидает оформления	Менеджер на сайте отправил запрос на расчет стоимости перевозки и при этом цена заявки не подходит под критерий “Хорошей цены” и найден водитель на перевозку.	Менеджер производит оформление заказ.	“Ожидает загрузки” или “Отменен”.
Проверка документов	Менеджеру оформил постоянный Договор перевозки с Клиентом, прикрепив его к карточке Клиента, или Разовый договор, прикрепив его к карточке заказа.	Юрист проверяет документы.	“Поиск водителя”, “Ожидает оплаты” или “Документы отклонены”.
Документы отклонены	Юрист отклонил документы, приложенные к карточке заказа.	Менеджер связывается с Клиентом и уточняет актуальность заказа. Если заказ актуален, то Менеджеру требуется проработать замечания Юриста и повторно приложить постоянный Договор перевозки с Клиентом, прикрепив его к карточке Клиента, или Разовый договор, прикрепив его к карточке заказа.	“Проверка документов” или “Отменен”.

Рассмотрим функционал Менеджера по работе с заявками в различных статусах.

1. “Поиск водителя” - Менеджер может оформить отказ от услуги с помощью кнопки “Отказаться от услуги”, в том случае, если Клиент отказался от выполнения заказа. Заказ перейдет в статус “Отменен”.

После того, как завершится аукцион и будет выбран Перевозчик груза, заказ перейдет в статус “Ожидает загрузки” или ”Ожидает оплаты”, в зависимости от типа перевозки и условий оплаты с Клиентом;

В том случае, если Перевозчик не был найден в срок, установленный для заявки, она перейдет в статус “Водитель не найден”.

2. “Ожидает подтверждения” - Менеджер может оформить отказ от услуги или прикрепить необходимые документы. Заказ перейдет в статус “Ожидается оплата” в том случае, когда Клиент подтвердит заказ в Личном кабинете.

Если в течение 72 часов Клиент не подтвердит заказ в Личном кабинете на сайте, то заказ перейдет в статус “Отменен”.

3. “Водитель не найден”- Менеджеру необходимо связаться с Клиентом, согласовать изменение сроков доставки груза, актуализировать сроки доставки путем корректировки заказа на сайте.

При нажатии кнопки “Перевыставить”, нужно скорректировать даты и оформить заказ снова - после этого заявка с этим же номером заказа перейдет в статус “Поиск водителя”.

В том случае, если в ходе переговоров не удается согласовать с Клиентом новые условия доставки, то статус заказа “Водитель не найден” останется.

4. “Ожидает одобрения” - Менеджеру необходимо связаться с Клиентом и согласовать условия доставки (цена доставки по заявке рассчитывается автоматически, без участия Логиста и без проведения аукциона).

При наличии согласования со стороны Клиента, Менеджер оформляет заказ на сайте, после нажатия кнопки “Оформить” на карточке заказа, после чего заявка перейдет в статус “Поиск водителя”.

Если условия доставки не были согласованы, Менеджер отклоняет заказ с помощью кнопку “Отказаться от услуги” и заявка перейдет в статус “Отменен”.

5. “Ожидает подписи документов” - Менеджер должен заключить постоянный Договор перевозки с Клиентом или Разовый договор для заказа на Прямую перевозку.

При успешном заключении Договора перевозки, Менеджер отражает договор в системе (см. п. Клиенты) и после того, как с баланса Клиента будет списана стоимость заказ (см. п. Баланс Клиента), заявка перейдет в статус “Поиск водителя”. Также Менеджер может оформить Разовый договор на заявку (см. Заключение договора с Клиентом) и прикрепить к карточке заказа (кнопки “Документы” - “На проверку”). Заявка перейдет в статус “Проверка документов”. При необходимости, Менеджер может отклонить заказ с помощью кнопки “Отказаться от услуги”.

В том случае, если Клиент произведет отмену заказа (т.е. перейдет по кнопке "Отмена" из письма - уведомления о создании заказа), созданного за него Менеджером на сайте, то заказ перейдет в статус "Отменено".

6. “Ожидает оформления” - Менеджеру необходимо в течение 4 часов оформить заказ, для которого Логист уже нашел водителя (кнопка “Оформить заказ”) или отменить его (“Отказаться от услуги”). После оформления заявка перейдет в статус “Ожидает загрузки”

Если Менеджер не успеет оформить заказ , то по истечению 4 часов заказ перейдет в статус “Отменен”.

7. “Проверка документов” - на данном этапе прикрепленные Менеджером документы проверяет Юрист. Если в результате проверки у Юриста возникнут замечания, то заявка перейдет в статус “Документы отклонены”. Если же замечаний не будет, то у заявки будет статус “Поиск водителя” (на балансе Клиента достаточно средств для оплаты заказа) или “Ожидает оплаты” (Клиенту необходимо пополнить баланс).

8. “Документы отклонены” - заявки с таким статусом подсвечены красным цветом.

Причины отказа Юристом отражены в окне “Документы”.

Менеджер связывается с Клиентом и уточняет актуальность заказа. Если заказ неактуален, то Менеджер отклоняет заказ с помощью кнопку “Отказаться от услуги” и заявка перейдет в статус “Отменен”. Если заказ актуален, то Менеджеру требуется проработать замечания Юриста и повторно приложить постоянный Договор перевозки с Клиентом, прикрепив его к карточке Клиента, или Разовый договор, прикрепив его к карточке заказа.