Заключение договора с Клиентом

Виды договоров

В зависимости от типа оформляемого заказа с Клиентом могут быть заключены следующие виды договоров: 

1. LTL: сборный груз.

• Договор перевозки (Оферта Клиенту):
  
  • запрещено внесение правок в договор;
  • 100% предоплата (до выдачи груза Получателю). 

• Договор перевозки по форме компании (при оформлении заказа система предлагает скачать/подписать):

  • внесение правок в договор по согласованию с ответственными лицами компании;

  • отсрочка платежа до 60 календарных дней (за счет финансового агента, в случае отказа и по согласованию Коммерческого директора за счет компании). 

• Договор перевозки по форме Клиента:

  • обязательно требуется согласование ответственных лиц со стороны компании;

  • отсрочка платежа до 60 календарных дней (за счет финансового агента, в случае отказа и по согласованию Коммерческого директора за счет компании). 

2. Прямая перевозка.

• Рамочный договор перевозки по форме компании (при оформлении заказа система предлагает скачать/подписать) - может быть указана объявленная ценность (ОЦ) груза:

• внесение правок в договор по согласованию с ответственными лицами компании;

• отсрочка платежа до 60 календарных дней (за счет финансового агента, в случае отказа и по согласованию Коммерческого директора за счет компании). 

• Рамочный договор перевозки по форме Клиента - может быть указана объявленная ценность (ОЦ) груза:

• обязательно требуется согласование ответственных лиц со стороны компании;

• отсрочка платежа до 60 календарных дней (за счет финансового агента, в случае отказа и по согласованию Коммерческого директора за счет компании). 

• Заказ - приложение к постоянному Договору перевозки, которое:

• Клиент не подписывает, если ОЦ в Договоре перевозки совпадает с ОЦ, указанной в заказе; 

• Клиенту необходимо подписать, если ОЦ в Договоре перевозки и в заказе не совпадают или ОЦ в Договоре перевозки не указан.

• Разовый договор-заказ по форме ТТЛ (при оформлении заказа система предлагает скачать/подписать):

• запрещено внесение правок в договор;

• отсрочка платежа до 5 календарных дней за счет ТТЛ. 

• Разовый договор -заявка/заказ по форме Клиента: 

• обязательно требуется согласование ответственных лиц со стороны компании;

• отсрочка платежа до 15 календарных дней за счет ТТЛ.

Процесс заключения договора

При осуществлении переговорного процесса, Менеджер уточняет у Клиента по какой форме договора Клиент желает сотрудничать (по форме Компании или Клиента) и уточняет условия по оплате (предоплата или постоплата).

1. Договор по форме Компании. 

Менеджер дополняет шаблон договора реквизитами Клиента и направляет договор по электронной почте Клиенту для ознакомления. В том случае, если Клиент соглашается с условиями сотрудничества, то подписывает свой экземпляр договора и отправляет скан подписанного документа Менеджеру.

Подписание договора также может быть осуществлено посредством ЭДО,  и в таком случае, обмен оригиналами документов не требуется. Для подписания договора с помощью ЭДО Менеджер уведомляет Бухгалтера, чтобы он разместил договор в системе ЭДО для подписания со стороны Клиента. Получив подписание Клиента, Бухгалтер подписывает договор со стороны Компании.  

Если Клиент не соглашается подписывать договор по форме компании, тогда Менеджер запрашивает у Клиента протокол разногласий к договору, в котором отражены изменения которые желает видеть Клиент в договоре, и отправляет протокол разногласий Юристу на согласование. При согласовании Юристом протокола разногласий, Менеджер направляет Клиенту на подписание договор и протокол разногласий. 

2. Договор по форме Клиента. 

Менеджер запрашивает у Клиента файл с текстом договора, заполняет реквизиты компании и инициирует его согласование со стороны Компании по Схеме согласования.

Схема согласования договора со стороны Компании: 

1. Коммерческий директор;
2. Бухгалтер;
3. Юрист. 

По итогу согласования договора со стороны Компании, Менеджер повторно отправляет текст договора Клиенту для ознакомления. В том случае, если Клиент соглашается с условиями сотрудничества, то подписывает свой экземпляр договора и отправляет скан подписанного документа Менеджеру.

Подписание договора также может быть осуществлено посредством ЭДО,  и в таком случае, обмен оригиналами документов не требуется. Для подписания договора с помощью ЭДО Менеджер уведомляет Бухгалтера, чтобы он разместил договор в системе ЭДО для подписания со стороны Клиента. Получив подписание Клиента, Бухгалтер подписывает договор со стороны Компании.  

Скан подписанного договора и протокола разногласий (при его наличии) Менеджер прикрепляет к карточке Клиента в справочнике "Клиенты".

Далее Менеджер организует подписание, сбор и передачу оригиналов (за исключением случаев, когда договор подписан с помощью ЭДО) договора в архив: 

• Клиент передает 2 экземпляра подписанного договора в компанию - в Бухгалтерию (с помощью курьера, почты или иным удобным способом);
• Сотрудник, ответственный за визирование документов, осуществляет подписание договора со стороны Компании и отправляет 1 экз. Клиенту, 1 экземпляр остается в Бухгалтерии на хранение в архиве.