Работа во вкладке "Предзаказ"

Во вкладке “Предзаказ” отражаются активные заказы на перевозку грузов по которым не принято финальное решение о перевозке, т.е. требующие проработки со стороны Логиста/Менеджера, проверки Юристом или подтверждения со стороны Клиента.

Рассмотрим статусы, в которых могут находится заказы во вкладке “Предзаказ”, в какой момент они возникают, кто с ними осуществляет работу и следующие стадии заказа - см. таблицу ниже.

Статус заказа	В какой момент появляется заказ	Кто работает с заказом/заявкой	Следующая стадия заказа
Поиск водителя	Юрист проверил документы к заказу и списаны средства с баланса Клиента (Юридического лица); Менеджер на сайте отправил запрос на расчет стоимости перевозки и при этом цена запроса не подходит под критерий “Хорошей цены”.	Логист осуществляет поиск Перевозчика с лучшей ценой перевозки с помощью проведения аукциона или отражения ставки.	“Ожидает загрузки” или “Водитель не найден" или "Отменен".
Ожидает подтверждения	Клиент (Юридическое лицо) оформил заказ на Прямую перевозку без авторизации на сайте	Менеджер связывается с Клиентом и уточняет актуальность заказа, устраивает ли цена. Производит оформление заказа.	“Ожидает подписи документов” или “Поиск водителя” или “Ожидает оплаты” или “Отменен”.
Водитель не найден	В срок, установленный для поиска, Перевозчик не был найден.	Менеджер связывается с Клиентом, согласует измененные сроки доставки и переоформляет заказ (при необходимости).	“Поиск водителя” или “Водитель не найден”.
Ожидает одобрения	Менеджер на сайте отправил запрос на расчет стоимости перевозки и при этом, цена запроса подходит под критерий “Хорошей цены”.	Менеджер осуществляет согласование условий доставки с Клиентом и производит оформление заказа.	“Ожидает подписи документов” или “Поиск водителя” или “Ожидает оплаты” или “Отменен”.
Ожидает подписи документов	Клиент/Менеджер создал на сайте заказ на Прямую перевозку, при этом Клиент не работает по Рамочному договору перевозки (см. статью); Клиент/Менеджер создал на сайте заказ на Прямую перевозку, при этом Клиент не работает по Рамочному договору перевозки, но ОЦ в Договоре перевозки и в заказе не совпадают.	Менеджеру требуется оформить постоянный Рамочный договор перевозки или Разовый договор-заказ с Клиентом.	“Проверка документов” или “Поиск водителя” или “Ожидает оплаты” или “Отменен”.
Ожидает оформления	Менеджер на сайте отправил запрос на расчет стоимости перевозки и при этом цена запроса не подходит под критерий “Хорошей цены” и найден водитель на перевозку.	Менеджер производит оформление заказ.	“Проверка документов” или “Ожидает загрузки” или “Ожидает оплаты” или “Отменен”.
Проверка документов	Менеджеру оформил: постоянный Рамочный договор перевозки, но ОЦ в Договоре перевозки и в заказе не совпадают. Разовый договор-заказ с Клиентом.	Юрист проверяет документы.	“Поиск водителя”, “Ожидает оплаты” или “Документы отклонены” или “Отменен”.
Документы отклонены	Юрист отклонил документы, приложенные к карточке заказа.	Менеджер связывается с Клиентом и уточняет актуальность заказа. Если заказ актуален, то Менеджеру требуется проработать замечания Юриста и повторно приложить договор.	“Проверка документов” или “Отменен”.

Рассмотрим функционал Менеджера по работе с заказами в данных статусах.

1. “Поиск водителя” - Менеджер может оформить отказ от услуги с помощью кнопки “Отказаться от услуги”, в том случае, если Клиент отказался от выполнения заказа. Заказ перейдет в статус “Отменен”.

После того, как завершится аукцион и будет выбран Перевозчик груза, заказ перейдет в статус “Ожидает загрузки”.

В том случае, если Перевозчик не был найден в срок, установленный для заявки, заказ перейдет в статус “Водитель не найден”.

2. “Ожидает подтверждения” - Менеджер может оформить отказ от услуги или просмотреть предзаполненные документы (кнопка “Документы”). Когда Клиент подтвердит заказ в Личном кабинете, заказ перейдет в статус:

“Ожидает подписи документов” - ОЦ в Рамочном договоре перевозки и в заказе не совпадают либо Клиент работает по Договору-заказу (см. статью);
“Поиск водителя” - Клиент работает по по Рамочному договору перевозки и ОЦ в Договоре перевозки и в заказе совпадают;
“Ожидает оплаты” - Клиенту необходимо пополнить баланс (см. п. Баланс Клиента).

Если в течение 72 часов Клиент не подтвердит заказ в Личном кабинете на сайте, то заказ перейдет в статус “Отменен”.

3. “Водитель не найден”- Менеджеру необходимо связаться с Клиентом, согласовать изменение сроков доставки груза, актуализировать сроки доставки путем корректировки заказа на сайте.

При нажатии кнопки “Перевыставить”, нужно скорректировать даты и оформить заказ снова - после этого заказ с этим же номером перейдет в статус “Поиск водителя”.

В том случае, если в ходе переговоров не удается согласовать с Клиентом новые условия доставки, то статус заказа “Водитель не найден” останется.

4. “Ожидает одобрения” - Менеджеру необходимо связаться с Клиентом и согласовать условия доставки (цена доставки по заявке рассчитывается автоматически, без участия Логиста и без проведения аукциона).

При наличии согласования со стороны Клиента, Менеджер оформляет заказ на сайте, после нажатия кнопки “Оформить” на карточке заказа, после чего заказ перейдет в статус:

“Ожидает подписи документов” - ОЦ в Рамочном договоре перевозки и в заказе не совпадают либо Клиент работает по Договору-заказу;
“Поиск водителя” - ОЦ в Рамочном договоре перевозки и в заказе совпадают;
“Ожидает оплаты” - Клиенту необходимо пополнить баланс.

Если условия доставки не были согласованы, Менеджер отклоняет заказ с помощью кнопку “Отказаться от услуги” и заявка перейдет в статус “Отменен”.

5. “Ожидает подписи документов” - Менеджер должен заключить с Клиентом постоянный Рамочный договор перевозки с Клиентом или Разовый договор-заказ (см. Заключение договора с Клиентом).

При заключении Договора перевозки, Менеджер/Юрист прикрепляет договор в карточке Клиента, Юрист указывает ОЦ (если сумма ОЦ вписана в договор) (см. п. Клиенты).

Если ОЦ в Договоре и в заказе совпадают, то после того, как с баланса Клиента будет списана стоимость грузоперевозки (см. п. Баланс Клиента), заказ перейдет в статус “Поиск водителя”.

Если ОЦ в Договоре и в заказе не совпадают, то Клиенту необходимо подписать приложение к Договору - Заказ, скан которого нужно прикрепить в карточке заказа. Заказ перейдет в статус “Проверка документов”.

Также Менеджер может оформить Разовый договор-заказ и прикрепить в карточке заказа. Заказ перейдет в статус “Проверка документов”.

Чтобы прикрепить Заказ/Договор-заказ, нажмите кнопку “Документы” в карточке заказа.

В дополнительном окне "Документы к заказу № {номер заказа}", отражается:

приложенные документы, которые могут быть загружены Менеджером/Клиентом - Договор-заказ или Заказ;
предзаполненные документы.

Нажмите на область с иконкой «+» и выберите нужный документ в формате PDF. Нажмите кнопку “На проверку”. Документы отправятся на проверку Юристу.

После проверки Юристом Вам отправится электронное письмо-уведомление с результатом проверки.

При необходимости, Менеджер может отклонить заказ с помощью кнопки “Отказаться от услуги”.

В том случае, если Клиент произведет отмену заказа (т.е. перейдет по кнопке "Отмена" из письма - уведомления о создании заказа), созданного за него Менеджером на сайте, то заказ перейдет в статус "Отменено".

6. “Ожидает оформления” - Менеджеру необходимо в течение 4 часов оформить заказ, для которого Логист уже нашел водителя (кнопка “Оформить заказ”) или отменить его (“Отказаться от услуги”). После оформления заказ перейдет в статус:

“Ожидает подписи документов” - ОЦ в Рамочном договоре перевозки и в бланке заказе не совпадают либо Клиент работает по Договору-заказу;
“Ожидает загрузки” - Клиент работает по по Рамочному договору перевозки и ОЦ в Договоре перевозки и в бланке заказе совпадают;
“Ожидает оплаты” - Клиенту необходимо пополнить баланс.

Если Менеджер не успеет оформить заказ , то по истечению 4 часов заказ перейдет в статус “Отменен”.

7. “Проверка документов” - на данном этапе прикрепленные Менеджером/Клиентом документы проверяет Юрист. Если в результате проверки у Юриста возникнут замечания, то заказ перейдет в статус “Документы отклонены”. Если же замечаний не будет, то у заказа будет статус “Поиск водителя” (на балансе Клиента достаточно средств для оплаты заказа) или “Ожидает оплаты” (Клиенту необходимо пополнить баланс).

8. “Документы отклонены” - заказы с таким статусом подсвечены красным цветом.

Причины отказа Юристом отражены в окне “Документы”.

Менеджер связывается с Клиентом и уточняет актуальность заказа. Если заказ неактуален, то Менеджер отклоняет заказ с помощью кнопку “Отказаться от услуги” и заказ перейдет в статус “Отменен”. Если заказ актуален, то Менеджеру требуется проработать замечания Юриста и повторно приложить договор.

Также Менеджер может посмотреть особые условия ответственности сторон из Договора перевозки Клиента (если такие были указаны в договоре) или историю изменения заказа (кнопка "История изменений").